Jak postupovat při zařizování zájezdu

Zde Vám předkládáme jednoduchý návod, jak postupovat při vyřizování kurzu:

Poptávku po nabídce stačí poslat e-mailem na adresu albion@albionbrno.cz – na základě které připravíme konkrétní program a nabídneme další služby.

Pokud budete mít zájem o spolupráci, pokračujte dle níže uvedených bodů:

1. Zašlete nám tuto "Závaznou přihlášku". Vyplňte všechny kolonky!
2. Ihned se s Vámi spojíme, potvrdíme termín, kurz, cenu a vypracujeme návrh Rámcové cestovní smlouvy s upřesněním služeb, které poskytneme, podmínkami platby a požádáme Vás o zálohovou platbu. U částečných kolektivů můžete ještě chvíli čekat, než najdeme vhodné doplnění.
3. Platba – v hotovosti, na složenku či na fakturu.
4. Po uhrazení zálohy pošleme "Potvrzení zálohové platby a rezervace kurzu".
5. Seznam účastníků: příjmení, jméno, datum narození, bydliště, telefon a případné alergie nebo diety. Dále potom rozdělení studentů na ubytování do dvojic, popř. trojic. Vzor seznamu pošleme!
6. Doplatek vyžadujeme minimálně 4 týdny před výjezdem.
7. Testování (v případě jazykových zájezdů) – na základě testů budou studenti rozřazeni do skupin ještě před odjezdem.
8. Každý student obdrží před odjezdem informační balíček, který obsahuje: program zájezdu, adresy a telefon anglické školy, hostitelské rodiny a agentury, informace o Velké Británii a městě, které je cílem cesty, informace "co s sebou" + praktické rady, informace pro rodiče.
   V informačním balíčku rodiče najdou telefonní číslo na naši agenturu a mohou případné dotazy směřovat přímo na nás.
9. Adresy rodin i s telefonními čísly zašleme, jakmile je obdržíme z anglické strany, většinou týden před odjezdem (nebo mohou být rozdány před odjezdem busu).
10. Potom už jen zbývá dohodnout čas a místo odjezdu a vydat se na cestu.

Naše pomoc pro Vás

Spolu s návrhem smlouvy Vám zašleme informace "Pokyny pro pedagogy", které Vám pomohou se zajišťováním pobytu, upozorní Vás na důležité věci a budou Vaším rádcem před výjezdem a tzv. checklist, který bod po bodu shrnuje postup při zajišťování výjezdu. Pro lepší přehled Vám rádi připravíme i Závaznou přihlášku pro studenty!

Informační schůzka

V případě zájmu pedagogů a rodičů můžeme uspořádat prezentaci našich pobytů přímo ve škole (např. v rámci třídních schůzek apod.) u skupin min. 20 studentů s použitím fotografií, představení group leadera apod. Vhodné je uspořádat tuto informační schůzku 2 týdny před odjezdem skupiny, kdy by byly rodičům předány informační balíčky a byl by prostor na aktuální dotazy. Stačí nás jen kontaktovat a dohodnout vhodný termín.

Neúplné a částečné skupiny

Minimální počet účastníků pobytu je 40! Pokud je počet účastníků nižší, nejsou pokryty náklady na dopravu a trajekt a agentura má právo požadovat doplatek za neobsazená místa od všech účastníků.

Pokud nemáte skupinu min. 40 žáků, nic není ztraceno. Zaevidujeme Vaši skupinu a pokusíme se dodat druhou polovinu zájezdu. Stejně tak, pokud by se chtělo zúčastnit pouze pár studentů, dejte nám vědět. Rádi pro ně najdeme místo.

Pamatujte, prosím, že se o doplnění zájezdu všemi silami pokusíme, ale v žádném případě nic neslibujeme. Dokud Vám tedy nepotvrdíme, že se nám skupinu podařilo doplnit, neberte svůj výjezd jako 100%. Je také potřeba si uvědomit, že v případě složených zájezdů je nutné dělat kompromisy a sladit přání všech zúčastněných skupin. Proto se snažte příliš netrvat na všech svých požadavcích a plánech. Na přihlášce uveďte raději 2-3 místa, která byste rádi navštívili.